L’utilisation des meilleures pratiques – un accélérant de la définition des besoins d’affaires

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Si vous entreprenez un projet de transformation, c’est sûrement pour améliorer la situation actuelle, et non pour la reproduire, alors à quoi bon se baser sur une description de la situation actuelle comme fondation des besoins d’affaires à combler ? Ne vaudrait-il pas mieux se baser sur autre chose ?

Pourquoi ne choisiriez-vous pas d’exprimer vos besoins d’affaires quant aux meilleures pratiques d’affaires de votre industrie ? Il y a fort à parier que ces meilleures pratiques ont déjà été documentées par les experts de votre industrie, et que ces experts ont également décrit les processus d’affaires qui les supportent. En réutilisant cette documentation, vous accélérerez grandement la définition de vos besoins d’affaires en plus d’obtenir un résultat de beaucoup supérieur à l’approche consistant à décrire la situation actuelle.

Il sera donc important d’identifier quelles sont les firmes-conseils expertes de votre industrie lors de la planification de votre projet et de valider avec elles la profondeur et l’étendue du capital intellectuel qu’elles détiennent relativement aux meilleures pratiques et processus qui vous intéressent.

La revue des pratiques de pointe et des processus les supportant vous permettra d’évaluer l’impact de leurs implantations sur votre organisation ; vous pourrez ainsi proactivement gérer ces changements, et vous obtiendrez simultanément de bonnes pistes à suivre afin de documenter concrètement les bénéfices d’affaires qui proviendront de votre projet.

Une fois que vous aurez sélectionné la librairie des processus que vous implanterez, vous pourrez identifier les portions de ces processus comportant le plus de risques relativement à la couverture fonctionnelle du progiciel que vous souhaitez implanter. Vous examinerez ces zones de risque afin de vous assurer qu’il n’existe pas d’écart important entre les fonctionnalités offertes par le progiciel et les processus d’affaires que vous souhaitez implanter. Pour les cas où des écarts subsisteraient, vous devrez favoriser d’adapter les processus aux capacités du progiciel, plutôt que de modifier ce dernier. Certaines des zones de risque seront liées à une compréhension insuffisante de vos besoins d’affaires plutôt qu’aux capacités du progiciel ; vous devrez pousser l’analyse de ces besoins d’affaires plus à fond afin de pouvoir mieux compléter l’adéquation avec le progiciel.

Pour certaines des zones de risque, vous procéderez à des prototypages. Vous installerez le progiciel dans un environnement de démonstration et validerez les fonctionnalités correspondant à vos zones de risque soit au moyen de scénarios de tests à haut niveau ou encore d’explorations ciblées. Il n’est pas indiqué à ce point-ci de votre projet de procéder à des essais exhaustifs du progiciel.

Une fois que vous aurez déterminé les zones de risque et les mesures à prendre afin de les amoindrir, vous procéderez au découpage de vos processus d’affaires en scénarios de tests. Ces scénarios vous permettront de procéder à des essais exhaustifs du progiciel et de vos processus cibles. Lorsque les essais seront complétés, votre équipe de projet sera en mesure de confirmer la validité de vos nouveaux processus.

Par la suite, votre équipe de projet documentera les procédures d’affaires supportant vos processus et rédigera le matériel de formation qui sera utilisé pour former les usagers. Il est possible que la firme de laquelle vous vous êtes procuré la librairie de processus soit en mesure de vous fournir également les procédures d’affaires génériques ; il vous suffira alors de les ajuster afin de les adapter aux spécificités de votre organisation.

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