Éliminer les incertitudes

 

Gérer les risques en éliminant les incertitudes réclame toute l’habilité du chargé de projet. Celui-ci se doit d’établir les possibles risques et de mettre en place des actions qui permettront d’avoir un meilleur contrôle lors de la réalisation du projet. On peut résumer les actions par des prises de décision.

 

Le processus d’identification des incertitudes va directement de pair avec la gestion des risques. Ainsi, même si l’incertitude liée à la gestion de projet est inévitable, le travail du chargé de projet permettra de valider et de clarifier certaines hypothèses et de garder en tête les objectifs à atteindre.

 

Les incertitudes sont aussi indissociables de l’analyse des risques. Certaines ne pourront être résolues entièrement puisque la prise de décision active la probabilité de nouvelles situations imprévisibles. Prenons l’exemple du choix d’une solution que l’on pense idéale pour notre situation. Ce choix élimine l’incertitude liée au devoir de prendre une décision, mais active le doute et l’interrogation à savoir si cette décision est réellement la bonne. Si des doutes persistent, alors de nouvelles décisions et actions doivent être prises.

 

Jumelée à la gestion des risques, l’élimination des incertitudes permet de faire avancer le projet tout en faisant preuve de prévoyance. Le projet devient plus clair et plus simple pour les différentes équipes qui y participent.

 

Les incertitudes se trouvent dans toutes les facettes du projet. Prenons le processus de réalisation en exemple. Lors de cette étape, il faut vous poser différentes questions : de quelle manière va-t-on procéder : en agile ou par itération? Doit-on prévoir plusieurs phases? À quel genre de preuve de concept va-t-on procéder? Comment approuver les différents livrables? Comment va-t-on procéder pour les approvisionnements? Va-t-on faire appel à des partenaires extérieurs? Ces exemples de questions forment l’arsenal du chargé de projet et de ses collaborateurs. Elles doivent être répondues rapidement et avec précision pour faciliter la réussite du projet.

 

Utilisons une analogie. Pour voyager de Montréal à Québec, il faut d’abord définir le choix du véhicule. Ensuite, il faut décider de l’itinéraire (passer par la Rive-Sud ou par la Rive-Nord, par le vieux pont de Québec ou par le pont Pierre-Laporte), etc. Cet exemple, simplifié, permet de mieux comprendre que sans la prise des décisions de départ, le projet reste en suspens.

 

Dans un contexte de gestion de projet, chaque situation est différente et plus complexe. Si, en voiture, les moyens de gestion des risques sont assez standardisés, ces derniers varient d’un cas à l’autre en gestion de projet.

 

Le plus grand risque ne serait-il pas de ne pas prendre une décision?

 

Le bon chargé de projet s’efforcera donc d’accélérer le processus décisionnel en plus de prévoir des plans pour réduire les incertitudes. En ne travaillant pas de cette façon, le chargé de projet risque de devoir gérer des imprévus sans préparation.

 

Ne pas prendre une décision n’est pas une sécurité ni une option. En allant de l’avant avec une solution choisie, les étapes suivantes d’un projet sont plus faciles à visualiser et à définir. Il est donc plus évident de prendre les prochaines décisions et de diminuer les incertitudes.