LA SÉLECTION D’UN PROGICIEL INTÉGRÉ (ERP)

Le choix d’un progiciel intégré représente une décision stratégique, financière et technologique importante pour toute organisation. Choisir le bon progiciel peut procurer à l’entreprise un avantage concurrentiel important, alors qu’un mauvais choix peut avoir des conséquences désastreuses et mener à la faillite.

Aujourd’hui, le marché offre des solutions adaptées pour améliorer la compétitivité et la performance des entreprises œuvrant dans la plupart des secteurs d’activités.

Les principaux facteurs à considérer lors de la sélection d’un progiciel intégré (ERP) sont les suivants :

  • La stratégie de l’organisation

Par sa nature, un ERP représente pour l’organisation un levier important pour atteindre ses objectifs stratégiques. C’est pourquoi il doit répondre autant aux besoins présents et futurs de celle-ci. Il est donc primordial d’avoir une stratégie d’entreprise bien définie avant même d’initier le processus de sélection. Par exemple :

Le choix du progiciel doit tenir compte de chacun des facteurs constituant la vision stratégique (voir tableau ci-dessus). Sinon, la solution risque fortement de s’avérer incapable de supporter les opérations à moyen et à long terme.

  • L’impact financier

L’acquisition d’un ERP doit être considérée comme un investissement et non comme une dépense, d’où l’importance d’effectuer une analyse « coûts-bénéfices » en lien avec la solution sélectionnée.

Les coûts tangibles : Depuis l’arrivée sur le marché de solutions infonuagiques (Cloud) – lesquelles proposent des modèles de coûts très différents des solutions traditionnelles (On-Premise) –, il peut s’avérer difficile d’évaluer le coût d’un ERP.

La meilleure approche est d’évaluer ce qu’on appelle le « Cost of Ownership », c’est-à-dire d’estimer les coûts sur une période d’environ 5 ans. Les principaux montants à considérer sont les licences (achat ou location), l’implantation, le support (externe et interne), les coûts d’infrastructure (acquisitions et support), le développement, la formation (utilisateurs et équipe technique), les mises à jour et frais financiers.

Les bénéfices tangibles : Souvent négligés, les bénéfices tangibles peuvent avoir un impact important sur le choix de la solution, surtout quand ceux-ci sont plus importants que les coûts tangibles. On parle ici d’une réduction des coûts administratifs et opérationnels. Il est essentiel d’effectuer un inventaire des bénéfices tangibles sur la même durée que les coûts correspondants (5 ans).

Les intangibles : Bien que difficiles à quantifier, les éléments intangibles s’avèrent souvent un critère décisif lors du choix final du ERP. Sans toutefois tomber dans l’excès, les intangibles sont très variés et nécessitent un niveau de créativité plus élevé que les facteurs tangibles. Exemple : la satisfaction des employés, la réduction du cycle de production, l’amélioration de la qualité des produits, la réduction des inventaires et la satisfaction de la clientèle.

  • La technologie

Un progiciel qui repose sur des technologies logicielle et matérielle fiables, robustes, reconnues et répandues, permet d’obtenir du support (provenant d’un bassin de ressources disponibles) à un coût raisonnable. Il permet également de suivre les évolutions technologiques à moyen et à long terme, de faciliter la connectivité du ERP à d’autres systèmes internes et externes à l’organisation et de s’assurer d’une disponibilité ininterrompue du système.