La formation de l’équipe de projet – une étape cruciale lors de l’implantation de progiciels

La formation est une étape importante afin de s’assurer d’un niveau de performance optimal de la part des équipes de projet. La formation pourra porter sur plusieurs dimensions : outils de productivité, méthodologie, progiciels à implanter, fonctionnement en mode projet. Nous nous attarderons ici à la formation sur les progiciels.

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Idéalement la formation débutera immédiatement après la rencontre de lancement de projet afin de créer rapidement un effet de mobilisation. La formation sur les progiciels inclus dans la portée du projet sera bénéfique à plusieurs égards : elle permettra aux membres de l’équipe de se familiariser avec la nouvelle technologie et d’amorcer le processus d’arrimage des besoins d’affaires que le projet vise à satisfaire avec les fonctionnalités offertes par les progiciels.

Il est possible que les participants aux formations se sentent submergés par la quantité de renseignements qu’ils recevront durant les séances. Il est tout à fait normal de ne pas être en mesure de tout retenir ; l’essentiel, au début du projet, est d’être exposé aux possibilités « du coffre à outils », et non pas de maîtriser les outils en question.

Il est important de comprendre que la nature de la formation donnée à l’équipe de projet est fort différente de celle qui sera dispensée aux usagers au moment de passer en production avec le nouveau système. La formation de l’équipe de projet est encyclopédique, elle vise à donner une compréhension de l’ensemble des fonctionnalités mises à leur disposition. La formation des usagers, quant à elle, viendra combler les besoins individuels de chacun d’eux afin qu’ils puissent jouer leur rôle à l’intérieur des processus d’affaires qui les concernent.

La formation est habituellement donnée par le fabricant des applications ou l’un de ses partenaires ; dans certains cas, ce sont des spécialistes en implantation de progiciels qui donnent la formation, mais la plupart du temps, ce sont des experts en formation qui s’en chargent, l’expérience démontre qu’il est préférable de recourir à ces derniers.

Durant cette formation, les participants recevront un enseignement théorique du formateur et auront l’occasion de faire des exercices pratiques en utilisant le progiciel. Des questions fort pertinentes sont fréquemment posées ; comme celles-ci débordent souvent du cadre des fonctionnalités des progiciels et portent davantage sur des choix d’orientation que l’équipe de projet aura à prendre pendant l’implantation du progiciel, il est recommandé de répondre à ces précieuses questions au retour des participants dans les bureaux de projet.

Le coût de cette formation est habituellement élevé, mais en vaut vraiment la peine, les séances de formation sont de puissants accélérateurs qui permettent à une équipe de projet d’acquérir massivement des connaissances essentielles à la prise de multiples décisions tout au long du projet. On ne peut pas s’attendre à devenir un expert en implantation des applications en question en un éclair ; la maîtrise de ces outils à un niveau expert requiert habituellement des années d’expérience qui sont acquises en participant à plusieurs projets d’implantation.

Il faudra prendre soin de bien préparer l’ensemble du plan de formation, afin de couvrir tous les sujets pertinents tout en écartant les sections du matériel de formation qui ne sont pas incluses dans la portée du projet et en tenant compte des enjeux de logistique et des contraintes budgétaires.

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