Implanter avec succès un système ERP

Implanter avec succès un système ERP

En divisant le projet en étapes, on accroît son acceptation par les utilisateurs, son adaptation aux besoins de l’entreprise… et ses chances de réussite!

La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré (communément appelé ERP, pour enterprise resource planning) n’est pas banale pour une entreprise. Le changement technologique et l’adaptation des manières de faire représentent un défi pour les utilisateurs. Comment tirer le meilleur d’un tel projet?

La méthode classique veut que l’on définisse un budget pour un mandat d’une portée fixe, livré à une date butoir. Le go live, c’est-à-dire le démarrage complet du système pour l’organisation, marque ainsi la fin du projet.

Or, livrer en bloc un système qui dépasse la compréhension et la courbe d’apprentissage des utilisateurs ouvre la porte aux effets indésirables. Les utilisateurs risquent d’être réfractaires aux changements trop prononcés. Ils peuvent alors faire un mauvais usage du logiciel, le contourner ou même refuser de s’en servir.

Afin de prévenir ces réactions possibles, il est recommande d’utiliser une manière de procéder moins rigide. L’idéal est de prévoir un découpage de la portée. À la date d’implantation, on commence à utiliser le système, mais sans le déployer dans son intégralité. Aux fonctions plus simples, on ajoute graduellement les plus complexes. Le go live ne marque pas la fin du projet, mais sert d’étape intermédiaire.

Par exemple, les applications qui concernent l’intelligence d’affaires devraient toujours être abordées après le go live. C’est trop demander à un utilisateur de se projeter dans l’avenir pour évaluer ses besoins en reporting de gestion avant même que son nouvel outil de base soit maîtrisé.

Cette approche différente de la portée implique une gestion plus flexible fondée sur l’analyse coûts/bénéfices. L’attention portée aux coûts et aux délais de livraison d’un projet ne devrait jamais entrer en conflit avec l’optimisation du processus. Il est essentiel de concentrer les efforts sur la valeur ajoutée que le système confère à l’organisation plutôt que sur la gestion exclusive des budgets et des échéanciers, tout cela dans une optique d’amélioration continue. Ce changement de culture s’avère payant à long terme.

Bref, la fragmentation de la portée constitue un facteur essentiel de réussite dans l’implantation d’un système ERP. D’une part, elle maximise la performance en adaptant les fonctions du logiciel aux besoins particuliers de l’entreprise, ce qui permet aux utilisateurs de s’acclimater en douceur. Une combinaison de leviers stratégiques garante d’une compétitivité très élevée!