Réussir son plan de cut-over en 5 étapes

Réussir son plan de cut-over en 5 étapes

Le plan de déploiement, de mise en production ou de mise en service (cut-over plan) est une partie essentielle de la gestion de projet. La mise en service est en effet l’aboutissement du projet informatique et sa planification doit être rigoureuse et détaillée si l’on veut un résultat réussi. En voici les cinq principaux jalons.

Plan de déploiement (cut-over)

  1. Planifier la mise en service le plus tôt possible

L’enjeu de la mise en service est tel qu’il convient de s’en préoccuper dès que l’on a atteint la moitié du projet. L’essentiel est de toujours partir d’une réalité d’affaires et d’organiser des rencontres exploratoires avec chaque équipe (affaire, technique, fonctionnelle et d’implantation) afin d’envisager les stratégies possibles. L’étude des processus de chaque réalité d’affaire amènera son lot de questions. Pour la facturation, par exemple : Quand la clôture doit-elle avoir lieu dans le mois ? Par quel moyen sont envoyées les factures (courriel, courrier) ? Plus on s’y prend tôt, plus on évite les casse-tête le jour J. La date de cut-over est elle-même sujette à débat. Elle ne dépend pas seulement des réalisations techniques, mais avant tout du calendrier d’affaires dont il faut absolument tenir compte. Préfère-t-on un début d’année fiscale ou une période creuse ?

 

  1. Allouer du temps aux équipes pour la conversion des données

La conversion des données est souvent « le gros morceau » du plan de cut-over. Selon le volume de données à convertir, les délais seront variables d’un projet à l’autre, allant d’une journée à plus d’un mois. Dans le cas de la facturation, la question principale sera de savoir si l’on convertit l’entièreté de l’historique des factures ou seulement une partie. Et si l’on décide de ne pas transférer les vieilles factures, va-t-on alors conserver l’ancien système ? Combien de temps ? Quelles seront les personnes y ayant accès ? Bref, la conversion des données peut faire surgir une multitude de questions, voire nécessiter une véritable réflexion sur la conduite du changement, entraînant une formation des utilisateurs ou, à tout le moins, une communication adaptée.

 

  1. Rédiger un plan de mise en production détaillé

Que l’on utilise une application spécialisée comme MS Project ou un tableur comme Excel, il est essentiel que les tâches soient comptabilisées par équipe, par date, par heure, voire par minute, surtout lorsqu’on s’approche de la date fatidique. Toutes les informations doivent être consignées dans des tableaux de bord, véritables outils de pilotage, qui facilitent aussi les séances d’information. La tenue régulière de réunions de 15 minutes, debout, auxquelles peuvent être conviés les promoteurs du projet, permet d’illustrer le plan détaillé et de le modifier au besoin. Dans les deux dernières semaines, il est très utile d’envoyer aux parties prenantes des mises au point journalières, tenant sur une page, afin que chacun puisse avoir une idée exacte de ce qui est planifié ce jour-là.

 

  1. Tester le plan de déploiement

En prévision du déploiement, il est important d’effectuer des simulations. Avant d’utiliser un environnement de test, on peut d’abord vérifier toutes les étapes lors de réunions de relecture du plan avec les équipes concernées, un peu comme une répétition générale avant une première au théâtre. On s’assure ainsi qu’il ne manque aucune étape et que les conséquences des actions sont connues. Ces relectures sont aussi l’occasion de prendre en compte le phénomène des interdépendances de projets, souvent causes de retards et de coûts supplémentaires. Par exemple, si le module de facturation est dépendant de la dernière version d’Internet Explorer, il est bon de vérifier où en est l’équipe de bureautique dans son propre déploiement.

 

  1. Être prêt le jour J

Le jour de la mise en service arrive enfin. Tout comme le déroulement de cette journée-là, les phases précédent et suivant le projet doivent avoir été minutieusement planifiées. Par exemple, les équipes de jour, de nuit ou de fin de semaine du déploiement doivent avoir été contingentées et préparées. On parle aussi du « go–no-go » des décideurs. Il arrive que ce feu vert soit donné par téléphone à 3 h du matin par le chef de la direction (CEO) ou par le directeur financier (CFO). Cette décision ultime est souvent précédée de plusieurs réunions de type « cellule de crise » dans une salle prévue à cet effet (war room). Enfin, quelques heures après le lancement du nouveau système, il faut en outre décider si on continue ou si on fait marche arrière (fallback), avant d’atteindre le point de non-retour. Cette marche en arrière doit avoir été envisagée, détaillée et répétée, comme le reste.

Le degré de précision et d’anticipation du plan de cut-over est donc primordial pour une mise en service sans accroc. Une fois cette phase terminée survient alors une dernière étape, celle du soutien postimplantation qui, bien mené, conclut le projet et assure son entière réussite.