Comment choisir un progiciel intégré (ERP)?

Choisir un progiciel intégré (ERP) est une décision stratégique, financière et technologique majeure pour toute organisation. La bonne solution procure un avantage concurrentiel durable. Un mauvais choix peut, au contraire, plomber les opérations pendant des années. Trois facteurs permettent de faire une sélection rigoureuse.

Quels sont les trois facteurs à considérer pour choisir un ERP?

Le choix d'un progiciel intégré repose sur trois facteurs : l'alignement avec la stratégie de l'organisation, l'impact financier évalué sur environ cinq ans et la solidité technologique de la solution. Le marché offre aujourd'hui des solutions adaptées à presque tous les secteurs; c'est la méthode d'évaluation qui fait la différence.

1. La stratégie de l'organisation

Par sa nature, un ERP est un levier important pour atteindre les objectifs stratégiques d'une entreprise. Il doit répondre autant à ses besoins présents que futurs. Il est donc primordial d'avoir une stratégie d'entreprise bien définie avant même d'entreprendre le processus de sélection.

Le choix du progiciel doit tenir compte de chacun des facteurs constituant la vision stratégique. Dans le cas contraire, la solution risque fortement de s'avérer incapable de supporter les opérations à moyen et à long terme.

2. L'impact financier

L'acquisition d'un ERP doit être considérée comme un investissement et non comme une dépense. Une analyse coût-bénéfice complète s'impose avant de trancher.

Un ERP s'évalue sur un horizon d'environ cinq ans : c'est le « Cost of Ownership », et non le prix des licences, qui révèle le coût réel d'une solution.

Les coûts tangibles

Depuis l'arrivée des solutions infonuagiques (cloud), il peut s'avérer difficile d'évaluer le coût d'un ERP. Les solutions cloud proposent des modèles de coûts très différents des solutions traditionnelles (sur site). La meilleure approche est d'estimer les coûts sur une période d'environ cinq ans : licences (achat ou location), implantation, soutien externe et interne, infrastructure, conception, formation des utilisateurs et de l'équipe technique, mises à jour et frais financiers. Nous détaillons ces postes dans notre analyse des coûts réels d'un projet ERP.

Les bénéfices tangibles

Souvent négligés, les bénéfices tangibles peuvent avoir un impact important sur le choix de la solution, surtout quand ils dépassent les coûts tangibles. On parle ici d'une réduction des coûts administratifs et opérationnels. Il est essentiel d'évaluer ces bénéfices sur la même durée que les coûts correspondants.

Les intangibles

Bien que difficiles à quantifier, les éléments intangibles s'avèrent souvent un critère décisif lors du choix final. Ils sont variés : satisfaction des employés, réduction du cycle de production, amélioration de la qualité des produits, réduction des stocks, satisfaction de la clientèle.

3. La technologie du progiciel

Une solution ERP qui repose sur des technologies fiables, robustes, reconnues et répandues permet d'obtenir du soutien à un coût raisonnable, grâce à un bassin de ressources disponibles. Elle permet aussi de suivre les évolutions technologiques à moyen et à long terme, facilite la connectivité avec les autres systèmes de l'organisation et assure une disponibilité ininterrompue.

Par où commencer votre démarche de sélection?

Avant de regarder les solutions, documentez vos besoins réels et votre vision stratégique : c'est l'étape que les entreprises pressées sautent, et celle qui coûte le plus cher à rattraper. L'évaluation des besoins est un exercice complexe lorsqu'on ne connaît pas les offres du marché. Une firme indépendante de services-conseils comme PlanAxion, sans lien financier avec les éditeurs, aide à faire un choix éclairé. Notre article sur le choix entre intégrateur, éditeur et consultant indépendant explique qui devrait piloter cette démarche. Les PME manufacturières trouveront aussi un guide dédié dans notre article choisir un ERP pour une PME manufacturière au Québec.

Enfin, une fois la solution en place, ne négligez pas ses mises à jour et son entretien régulier. Consultez notre article sur la mise à jour de la base de données d'un ERP pour en savoir plus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour choisir un ERP?

Une démarche de sélection structurée prend généralement de quelques semaines à quelques mois selon la taille de l'organisation et la complexité des processus. L'essentiel est d'avoir documenté ses besoins et sa stratégie avant les démonstrations des éditeurs, pour comparer les solutions sur une base objective.

Comment évaluer le coût réel d'un progiciel intégré?

En calculant le coût de possession (« Cost of Ownership ») sur environ cinq ans : licences, implantation, soutien, infrastructure, formation, mises à jour et frais financiers. Ce total, comparé aux bénéfices tangibles et intangibles sur la même période, donne la vraie mesure de l'investissement.

Faut-il se faire accompagner pour la sélection d'un ERP?

C'est fortement recommandé si l'organisation ne connaît pas bien le marché. Un conseiller indépendant, sans entente de revente avec les éditeurs, compare les solutions en fonction de vos besoins plutôt que de son catalogue, et sécurise la négociation du contrat et du plan d'implantation.