Les modifications aux progiciels : une mauvaise habitude très coûteuse

Les modifications aux progiciels sont coûteuses, et ce, à tous les égards. On pourrait les comparer à des saveurs de crème glacée : dans l'univers des progiciels, il n'y a pas de meilleure saveur que la vanille. En d'autres termes, les modifications laissent souvent une saveur amère.

On suggère donc d'adopter des processus d'affaires pris en charge par les progiciels, une approche beaucoup plus efficace que d'adapter le logiciel à votre organisation à coups de modifications.

Pourquoi les modifications aux progiciels sont-elles si coûteuses?

Parce qu'elles coûtent cher trois fois : au développement, à l'entretien, puis à chaque mise à jour du progiciel, où elles doivent être revues et adaptées à la nouvelle version. Elles représentent aussi des facteurs de risque majeurs pour un projet d'implantation. Aucune modification ne devrait être mise en place sans une analyse complète des coûts et des bénéfices.

Lors d'un passage à une nouvelle version, les modifications apportées doivent être revues et adaptées. C'est une opération coûteuse qui retarde l'échéancier du projet de migration. Il est aussi fort possible que l'équipe qui a initialement développé la modification ne soit plus disponible, et que la documentation soit introuvable.

Dans les cas extrêmes, des modifications trop importantes peuvent même empêcher le fabricant d'honorer le contrat de soutien de son produit : une problématique sérieuse si le progiciel a besoin d'une mise à jour ou d'un entretien.

Dans l'univers des progiciels, il n'y a pas de meilleure saveur que la vanille.

Que vérifier avant de modifier un progiciel?

Tous les coûts liés à la conception, à l'entretien, au soutien et à la migration éventuelle de la modification, ainsi que les bénéfices réels qu'elle apporte. Ces demandes de changement sont d'ailleurs l'une des principales causes de dépassement dans les budgets de projets ERP.

Si le besoin persiste, informez-vous d'abord auprès du fabricant : la fonctionnalité pourrait être livrée dans la prochaine version du progiciel. Vous pouvez aussi lui demander de développer la modification, ou à tout le moins de réviser votre design et de chiffrer la prise en charge une fois la modification en production.

Pourquoi les modifications étaient-elles monnaie courante il y a 20 ans? Les progiciels offraient moins de fonctionnalités et étaient moins complexes. Aujourd'hui, ils prennent généralement en charge les pratiques d'affaires les plus répandues et reconnues.

Quelle est la différence entre une modification et une extension?

Une extension ajoute de la fonctionnalité sans toucher au cœur du progiciel, alors qu'une modification altère le produit lui-même. Certains éléments ne sont d'ailleurs pas considérés comme des modifications : les interfaces, les programmes de conversion de données et les rapports. Les interfaces sont souvent essentielles pour intégrer le progiciel aux autres applications de l'organisation, même si elles restent coûteuses à développer et à tester.

La création d'une extension doit toutefois suivre certaines règles. En premier lieu, il ne faut jamais créer directement des enregistrements dans la base de données du progiciel : s'il est nécessaire d'en créer, il faut passer par les interfaces fournies par le fabricant.

N'oubliez pas de documenter toutes les modifications, extensions et interfaces. Ces documents sont des mines d'or : ils soutiennent la production du progiciel et la migration vers la prochaine version.

Avant d'apporter des modifications, rappelez-vous les raisons qui vous ont poussé à choisir un progiciel : éviter de faire du développement, accéder facilement aux nouvelles versions et profiter des meilleures pratiques d'affaires. Les modifications peuvent paraître économiques à court terme; elles ne simplifieront ni vos processus à moyen et long terme, ni le passage à la prochaine version. C'est un pensez-y-bien.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une approche « vanille » en implantation de progiciel?

C'est le fait d'implanter le progiciel sans modification, en adoptant les processus d'affaires standards qu'il prend en charge. Cette approche réduit les coûts de développement et d'entretien, simplifie les mises à jour et préserve le contrat de soutien du fabricant.

Pourquoi les modifications compliquent-elles les mises à jour?

À chaque nouvelle version du progiciel, les modifications doivent être revues, adaptées et retestées. L'opération est coûteuse et retarde la migration, d'autant plus si l'équipe d'origine n'est plus disponible ou que la documentation manque.

Quelles alternatives existe-t-il à la modification d'un progiciel?

Quatre pistes : adopter le processus standard du progiciel, attendre la fonctionnalité dans une prochaine version, faire développer la modification par le fabricant, ou créer une extension qui ajoute la fonctionnalité sans compromettre l'intégrité du produit.