Un élément clé pour assurer le succès d'un projet est une rencontre de lancement (kickoff meeting) bien préparée. Un aspect souvent sous-estimé — mais essentiel — est la détermination de l'agenda de cette rencontre.

Au fil de ma carrière, j'ai animé de nombreuses rencontres de lancement, et j'ai souvent observé une certaine hésitation quant aux sujets à aborder. Voici les sections que je recommande d'inclure à l'ordre du jour d'une rencontre de lancement :

🔹 1. Mot de bienvenue des sponsors du projet

La rencontre débute généralement par une prise de parole des sponsors principaux, souvent un gestionnaire senior des TI et un gestionnaire du ou des secteurs d'affaires principalement concernés.

Ils profitent de cette occasion pour :

• Expliquer les raisons d'affaires qui justifient le projet,
• Énoncer les objectifs visés,
• Offrir une vision de l'organisation une fois le projet complété.

Ces personnes feront habituellement partie du comité de direction du projet.

🔹 2. Présentation de la solution à implanter

Cette section vise à présenter :

• Le nom de la ou des applications à implanter,
• Les modules fonctionnels visés,
• Les intégrations majeures avec d'autres systèmes.

Un schéma d'architecture ou un diagramme des modules est souvent très utile pour illustrer la portée technique du projet.

🔹 3. Échéancier global du projet

L'objectif ici est de donner une vue d'ensemble du projet à l'aide d'une illustration claire des :

• phases clés,
• jalons importants,
• et, si applicable, du calendrier de déploiement par vague.

⚠️ Il est préférable de ne pas utiliser les diagrammes générés automatiquement par les outils de gestion de projet, souvent peu adaptés aux présentations. Préparez plutôt une diapositive claire dans PowerPoint.

🔹 4. Structure de l'équipe de projet

Présentez un organigramme incluant :

• Les membres de l'équipe de projet,
• Leurs responsables,
• Les membres des comités de gouvernance.

Cela permet de clarifier les rôles et les relations hiérarchiques dès le départ.

🔹 5. Plan détaillé des 5 premières semaines

Cette section sert à mobiliser l'équipe en présentant les :

• tâches immédiates à réaliser,
• personnes impliquées,
• dates prévues.

Cela permet à chacun de savoir concrètement à quoi s'attendre dès le début du projet.

🔹 6. Outils de collaboration

Expliquez quels seront les outils utilisés pour la communication et le partage de documents, comme :

• Microsoft Teams,
• SharePoint,
• ou tout autre outil collaboratif.

Assurez-vous que tout le monde y ait accès avant la fin de la rencontre.

🔹 7. Gouvernance du projet

Décrivez les structures de gouvernance mises en place :

• Noms et objectifs des comités,
• Membres,
• Fréquence des rencontres.

Au minimum, on retrouve généralement deux niveaux :

• Un comité de projet (opérationnel),
• Un comité de direction (stratégique).

👉 Je rédigerai un article distinct sur les différents modèles de gouvernance que j'ai observés dans mes mandats.

💬 En conclusion, une rencontre de lancement bien structurée donne le ton pour tout le projet. Elle crée un alignement entre les parties prenantes, clarifie les rôles, et renforce l'engagement de l'équipe dès le jour 1.