La formation de l’équipe de projet : une étape cruciale lors de l’implantation de progiciels

La rencontre de lancement du projet ERP a eu lieu lundi. Le mercredi, l’équipe de projet ouvre le progiciel pour la première fois et tente de cartographier les processus d’approvisionnement sur des écrans qu’elle ne comprend pas encore. Six semaines plus tard, la moitié des choix de configuration devront être refaits. La formation de l’équipe de projet existe pour éviter exactement ces six semaines.

Les statistiques citées proviennent de rapports publics de Gartner, Panorama Consulting et Prosci; les durées de formation sont des repères tirés de la pratique de PlanAxion.

Gartner prévoit que d’ici 2027, plus de 70 % des initiatives ERP récentes n’atteindront pas pleinement leurs objectifs d’affaires initiaux, et que jusqu’à 25 % échoueront de façon retentissante.

Pourquoi la formation de l’équipe de projet est-elle cruciale lors de l’implantation d’un progiciel ?

La formation de l’équipe de projet est cruciale parce que cette équipe prendra, pendant des mois, des centaines de décisions de configuration et d’orientation, et qu’on ne décide pas bien avec un outil qu’on ne connaît pas. L’implantation d’un progiciel change la façon de travailler. L’équipe qui pilote ce changement doit être la première à comprendre l’outil.

La formation peut se décliner sous plusieurs angles : outils de productivité, méthodologie, fonctionnement en mode projet, progiciels à implanter. Cet article s’attarde à la formation sur les progiciels, celle qui a le plus d’impact direct sur la qualité des décisions.

Le contexte le justifie. Selon le rapport ERP 2025 de Panorama Consulting, moins du tiers des organisations accordent une attention intense à la gestion du changement organisationnel. Gartner identifie la faible adoption par les utilisateurs et l’incompréhension du changement organisationnel parmi les causes les plus fréquentes d’échec des implantations ERP.

À quel moment commencer la formation de l’équipe de projet sur le progiciel ?

La formation devrait commencer immédiatement après la rencontre de lancement du projet, parce qu’elle crée un effet de mobilisation et qu’elle facilite l’arrimage entre les besoins d’affaires et les fonctionnalités offertes. Chaque semaine de délai, c’est une semaine d’ateliers menés à l’aveugle.

Commencer tôt est bénéfique à plusieurs égards. Les membres de l’équipe se familiarisent avec la technologie avant d’avoir à trancher. Ils reconnaissent ensuite, en atelier, les fonctions dont on leur parle. Et ils repèrent plus vite les écarts entre ce que le progiciel fait et ce que l’organisation veut.

C’est l’un des livrables concrets d’une rencontre de lancement de projet réussie : un calendrier de formation qui démarre la semaine suivante.

Les participants se sentent souvent submergés par la quantité d’information reçue. C’est normal, et il est inutile de tout retenir. L’essentiel, en début de projet, est d’être exposé aux possibilités du coffre à outils, pas de maîtriser chaque outil.

Quel type de formation l’équipe de projet reçoit-elle, et en quoi diffère-t-elle de celle des utilisateurs ?

L’équipe de projet reçoit une formation encyclopédique qui couvre l’ensemble des fonctionnalités disponibles, alors que les utilisateurs recevront, juste avant la mise en production, une formation ciblée sur leurs propres tâches. Les deux formations n’ont ni le même objectif, ni le même moment, ni le même public.

La formation des utilisateurs comble les besoins individuels. Son but est que chaque personne maximise le potentiel de son rôle clé dans les processus qui la concernent. La formation de l’équipe de projet, elle, vise la vue d’ensemble : comprendre ce que le progiciel peut faire pour décider ce qu’il fera.

Pendant ces séances, les participants alternent théorie et exercices pratiques dans le progiciel. Ils posent des questions très pertinentes, qui débordent souvent du cadre des fonctionnalités. Elles portent en fait sur des choix d’orientation que l’équipe devra trancher pendant l’implantation. La bonne pratique consiste à les noter et à y répondre au retour dans les bureaux de projet, pas dans la salle de formation.

Voici les repères chiffrés que nous gardons en tête au moment de bâtir un plan de formation :

• Plus de 70 % des initiatives ERP récentes n’atteindront pas pleinement leurs objectifs d’ici 2027, et jusqu’à 25 % échoueront de façon retentissante (Gartner).
• Moins du tiers des organisations accordent une attention intense à la gestion du changement organisationnel (Panorama Consulting, rapport ERP 2025).
• 7 fois plus de chances d’atteindre les objectifs pour les organisations dotées d’une excellente gestion du changement (Prosci).
• 79 % contre 27 % : probabilité d’atteindre les objectifs avec un commanditaire très efficace plutôt que très inefficace (Prosci, Best Practices in Change Management, 12e édition).
• 3 à 5 jours de formation encyclopédique par module fonctionnel majeur pour l’équipe de projet, à démarrer dans les deux semaines suivant le lancement (repères PlanAxion).
• 2 à 4 heures de formation ciblée par rôle pour les utilisateurs, dans les quatre semaines précédant la mise en production (repères PlanAxion).

Qui devrait donner la formation de l’équipe de projet ?

La formation est habituellement donnée par l’éditeur du progiciel ou l’un de ses partenaires, parfois par des spécialistes en implantation, mais l’expérience montre qu’il est préférable de recourir à des experts en formation. Enseigner un progiciel est un métier distinct de celui de le configurer.

Le coût de cette formation est élevé, et il en vaut la peine. Les séances sont de puissants accélérateurs : elles donnent à l’équipe les connaissances nécessaires pour décider tout au long du projet. Personne ne devient expert en implantation en un éclair. Cette maîtrise s’acquiert en années, sur plusieurs projets.

La formation ne remplace pas cette expérience; elle permet de travailler intelligemment avec ceux qui l’ont.

Ce choix rejoint la recherche de Prosci, qui montre que les organisations dotées d’une excellente gestion du changement sont sept fois plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs. Former l’équipe de projet est la première action de gestion du changement d’une implantation, bien avant les communications aux utilisateurs.

Une équipe de projet qu’on ne forme pas ne prend pas moins de décisions : elle prend les mêmes, sans les comprendre, et les refait six semaines plus tard.

Comment préparer un plan de formation qui tient dans le budget et le calendrier ?

Un bon plan de formation couvre tous les sujets pertinents à la portée du projet, écarte les sections du matériel qui n’en font pas partie et tient compte des contraintes logistiques et budgétaires dès le départ. Il se prépare avant la rencontre de lancement, pas après.

Écartez sans hésiter les modules hors portée : former une équipe québécoise sur la paie américaine parce que le module fait partie du catalogue standard est une perte de deux jours. Prévoyez aussi les environnements de formation, les données d’exercice et la disponibilité réelle des participants, souvent encore à moitié dans leurs tâches courantes.

La formation de l’équipe n’est qu’une pièce du dispositif. Le reste relève d’une gestion du changement qui dépasse le plan de communication : commanditaire visible, gestionnaires intermédiaires outillés et renforcement après la mise en production.

Que coûte vraiment une équipe de projet non formée ?

Une équipe non formée coûte des semaines de décisions de configuration à refaire, des ateliers menés sans connaître l’outil et, au bout du compte, une solution qui reproduit l’ancien système dans le nouveau. À côté de ce prix, quelques jours de formation par module sont l’investissement le plus rentable du projet.

Questions fréquentes

Quand faut-il former l’équipe de projet lors d’une implantation de progiciel ?

Immédiatement après la rencontre de lancement, idéalement dans les deux semaines qui suivent. Une formation précoce mobilise l’équipe, la familiarise avec la technologie avant les ateliers de conception et facilite l’arrimage entre les besoins d’affaires et les fonctionnalités du progiciel. Attendre la fin de la conception pour former l’équipe revient à concevoir à l’aveugle.

Quelle est la différence entre la formation de l’équipe de projet et celle des utilisateurs ?

La formation de l’équipe de projet est encyclopédique : elle couvre l’ensemble des fonctionnalités pour permettre des décisions éclairées pendant l’implantation. La formation des utilisateurs est ciblée sur les tâches de chaque rôle et se donne juste avant la mise en production. Les deux sont indispensables, mais elles n’ont ni le même public ni le même moment.

Qui devrait donner la formation sur le progiciel ?

L’éditeur ou l’un de ses partenaires donne habituellement la formation, et des spécialistes en implantation le font parfois. L’expérience de PlanAxion montre qu’il est préférable de recourir à des experts en formation, dont c’est le métier. Configurer un progiciel et l’enseigner sont deux compétences différentes, et la seconde est plus rare qu’on le croit.

Pourquoi la gestion du changement compte-t-elle autant dans une implantation ERP ?

Parce que les échecs viennent rarement de la technologie. Gartner prévoit que plus de 70 % des initiatives ERP récentes n’atteindront pas pleinement leurs objectifs d’ici 2027, et cite la faible adoption comme cause fréquente. Panorama Consulting note que moins du tiers des organisations y consacrent une attention intense. Former l’équipe en est la première étape.