Recruter une équipe de projet : les 14 questions à se poser avant d’embaucher

Le comité de direction vient d’approuver l’implantation d’un nouvel ERP. Le démarrage est dans huit semaines, et le gestionnaire de projet n’a encore ni analyste d’affaires, ni responsable des tests, ni remplaçant pour le contrôleur qu’on veut libérer à 50 %. Recruter une équipe de projet dans ces conditions, c’est l’exercice que la plupart des organisations improvisent. Voici les 14 questions qui évitent l’improvisation.

Les chiffres de marché cités proviennent de rapports publics de PMI et de TechnoCompétences; les repères d’effort sont des observations de PlanAxion sur ses mandats.

Selon le rapport Talent Gap 2021 de PMI, l’économie mondiale aura besoin de 25 millions de nouveaux professionnels de projet d’ici 2030, soit 2,3 millions de personnes à intégrer chaque année juste pour suivre la demande.

Pourquoi recruter une équipe de projet n’est-il pas un recrutement comme les autres ?

Recruter une équipe de projet diffère d’une embauche permanente parce que les postes sont temporaires, les compétences sont rares et le calendrier est fixé par le projet, pas par le marché de l’emploi. Vous cherchez des gens capables de livrer dans 12 mois, puis de transférer leurs connaissances avant de partir. Ce profil ne se trouve pas avec une offre d’emploi standard.

La rareté est documentée. Le rapport 2025 de PMI sur l’écart de talents recense 39,6 millions de professionnels de projet dans le monde et prévoit un manque pouvant atteindre 29,8 millions d’ici 2035, avec une demande en hausse de 64 %.

Au Québec, la concurrence pour ces profils dépasse le secteur technologique. Selon le diagnostic sectoriel 2025-2028 de TechnoCompétences, la province comptait 257 000 professionnels en TIC en mai 2024, et 46 % d’entre eux travaillent hors du secteur des TIC : dans les manufacturiers, les municipalités, les coopératives financières. Votre concurrent pour un analyste ERP est autant l’usine voisine que la firme de Montréal.

Voici les repères chiffrés à garder en tête avant de lancer une campagne :

• 25 millions de nouveaux professionnels de projet requis dans le monde d’ici 2030 (PMI, 2021).
• 2,3 millions de personnes à intégrer chaque année pour suivre la demande (PMI, 2021).
• 39,6 millions de professionnels de projet actifs en 2025 et un écart possible de 29,8 millions en 2035 (PMI, 2025).
• 257 000 professionnels en TIC au Québec en mai 2024, dont 46 % hors du secteur des TIC (TechnoCompétences, 2025).
• 25 à 50 % du temps des superutilisateurs internes à libérer pendant les phases de tests, selon les observations de PlanAxion.

Quelles sont les 7 questions à régler avant d’afficher un seul poste ?

Avant d’afficher, vous devez fixer le but de la campagne, le nombre de personnes, la composition de l’équipe, la part d’internes et d’externes, les avantages offerts aux employés prêtés, la rédaction des descriptions de poste et la politique de rémunération. Sept décisions, et aucune ne relève du service des ressources humaines seul.

1. Le but de la campagne. Cherchez-vous une expertise absente de l’organisation ou simplement des bras pour absorber un pic de charge ? La réponse détermine si vous ciblez des contractuels ou des permanents, et le ton de l’affichage.

2. Le nombre de personnes. Un remplacement ponctuel, une stratégie d’entreprise ou le plan de ressources de l’ensemble du portefeuille de projets ? Sans plan de capacité consolidé, vous recruterez deux fois pour le même besoin.

3. La composition de l’équipe. Internes ou externes, débutants ou chevronnés, spécialistes ou généralistes ? Prévoyez dès maintenant le transfert de connaissances, sinon l’expertise repart avec le dernier consultant. Les rôles clés d’une équipe de projet servent de grille de départ.

4. Les permanents prêtés au projet. Qui sera affecté à partir des unités d’affaires, qui les remplacera à leur poste et retrouveront-ils leur chaise à la fin ? Vous connaissez déjà la façon de travailler de ces employés. C’est un avantage qu’aucun CV externe n’offre.

5. Les avantages pour ces permanents. Plus de charge et plus de responsabilités appellent une reconnaissance : salaire, promotion ou parcours de carrière. Si vos politiques RH ne prévoient rien pour un passage en mode projet, vos meilleurs candidats internes refuseront poliment.

6. La préparation des descriptions de poste. Qui rédige le rôle, les responsabilités, les compétences et le niveau d’expérience ? Ajoutez l’ambiance de travail et vos valeurs. Un analyste chevronné choisit autant une équipe qu’un mandat.

7. La rémunération. Un expert recruté pour 14 mois coûtera plus cher que l’employé permanent assis à côté de lui. Cet écart est normal, mais il doit être assumé et expliqué avant l’arrivée, pas découvert à la machine à café.

Comment structurer le recrutement pendant la campagne (questions 8 à 10) ?

Pendant la campagne, trois questions déterminent la qualité des candidatures : le canal de sollicitation, la grille d’entrevue commune et le mode de gestion, centralisé ou délégué à chaque équipe. Le reste est de l’exécution.

8. La réception des candidatures. Sites d’emploi, LinkedIn, chasseur de têtes ou réseau des consultants déjà en place ? Chaque profil a son canal. Un architecte Oracle Cloud ne répond pas à la même annonce qu’un coordonnateur de tests.

9. La préparation des entrevues. Qui bâtit la grille d’entrevue et la grille d’analyse, quels gestionnaires font passer les entrevues et les RH interviennent-elles ? Une grille commune garantit que tous les candidats répondent aux mêmes questions et aux mêmes mises en situation. Sans elle, vous comparez des impressions.

10. La gestion du recrutement. Centralisée par les RH selon les procédures établies, ou confiée à chaque équipe du projet ? La centralisation protège l’équité; la délégation accélère. Choisissez en connaissance de cause, puis tenez-vous-y.

Le recrutement de l’équipe ne s’arrête pas à la signature. Sa formation sur le progiciel devrait commencer dès la rencontre de lancement, ce qui suppose que les recrues soient en poste à cette date.

Une équipe de projet ne se recrute pas pour remplir un organigramme : elle se recrute pour livrer une date, puis pour partir en laissant le savoir derrière elle.

Que faire après l’embauche pour retenir les talents (questions 11 à 14) ?

Après l’embauche, quatre questions restent ouvertes : la sélection finale et la négociation des ententes, l’accueil et l’évaluation des nouvelles ressources, les incitatifs de rétention et la politique de recours aux firmes-conseils. C’est ici que la plupart des organisations relâchent leur attention, et c’est ici que les départs se préparent.

11. La sélection et les ententes. Validation des références, puis négociation des contrats permanents, temporaires ou de services. Qui négocie avec les firmes de consultation : le service des achats ou les RH ? Décidez-le avant de recevoir la première proposition.

12. L’entrée en fonction. Avez-vous une procédure d’accueil, une grille d’évaluation du rendement et un plan de perfectionnement ? La qualité des recrues, mesurée après 90 jours, est aussi la seule mesure honnête de la qualité de votre recrutement.

13. Le maintien des talents. Rémunération, avantages sociaux, ambiance, valeurs : pourquoi votre analyste resterait-il chez vous plutôt que chez votre concurrent qui l’appelle déjà ? Dans un marché où PMI prévoit 2,3 millions d’entrées par année, cette question n’est pas théorique.

14. Les firmes de services-conseils. Quelle est votre politique de recours aux firmes-conseils et avez-vous déjà travaillé avec elles ? Ces firmes vivent de contrats à durée déterminée et disposent d’un réseau de ressources prêtes à démarrer. Elles simplifient et accélèrent le recrutement, à condition de savoir travailler avec des sociétés d’experts-conseils.

Par où commencer pour recruter votre équipe de projet ?

Commencez par les questions 1 à 3 : le but, le nombre et la composition, parce que toutes les autres en découlent. Un gestionnaire qui y a répondu par écrit recrute plus vite et retient mieux que celui qui affiche d’abord et réfléchit ensuite.

La sélection, le recrutement et la rétention de l’équipe figurent parmi ses premières responsabilités. Autant les traiter comme telles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour recruter une équipe de projet ?

Comptez de 8 à 12 semaines entre la définition des besoins et l’entrée en fonction pour des profils spécialisés, selon les observations de PlanAxion. Les ressources internes prêtées au projet peuvent être libérées plus vite, à condition que leur remplacement soit organisé. Lancer le recrutement après la rencontre de lancement garantit un démarrage sans équipe complète.

Faut-il privilégier des ressources internes ou des consultants externes ?

Les deux, dans des rôles différents. Les employés internes connaissent vos processus et resteront après le projet; les consultants apportent l’expertise du progiciel et l’expérience de plusieurs implantations. La bonne question porte sur le transfert de connaissances : quel savoir doit rester dans l’organisation, et qui l’absorbera avant le départ des externes.

Pourquoi les professionnels de projet sont-ils si difficiles à recruter ?

Parce que la demande dépasse l’offre. PMI estimait en 2021 que l’économie mondiale aurait besoin de 25 millions de nouveaux professionnels de projet d’ici 2030, et son rapport 2025 prévoit un écart pouvant atteindre 29,8 millions en 2035. Au Québec, 46 % des 257 000 professionnels en TIC travaillent déjà hors du secteur technologique, selon TechnoCompétences.

Comment mesurer la qualité d’un recrutement d’équipe de projet ?

Par le rendement des recrues après 90 jours, mesuré avec une grille d’évaluation définie avant leur arrivée, et par le taux de rétention jusqu’à la fin du projet. Un recrutement réussi se reconnaît aussi au transfert de connaissances effectué : si le départ d’un consultant paralyse une fonction, la question 3 avait été mal répondue.