Comment travailler avec une firme d’experts-conseils ? Mode d’emploi en 3 étapes

Un manufacturier de Drummondville confie l’évaluation de ses besoins à un intégrateur, qui recommande sa propre solution et propose de l’implanter. Douze mois plus tard, le budget a doublé, les livrables n’ont jamais été définis et personne à l’interne ne sait faire fonctionner le système sans les consultants. Le problème n’est pas la firme. C’est l’absence de plan avant de la mandater.

Les chiffres de marché cités proviennent de sources publiques et servent de repères : les honoraires, les délais et les modèles contractuels varient selon la taille du mandat et le secteur.

Selon Statistique Canada, les services de conseils en gestion, scientifiques et techniques ont généré 37,8 milliards de dollars de revenus d’exploitation au Canada en 2023, en hausse de 11,5 % par rapport à 2022.

Comment travailler avec une firme d’experts-conseils sans perdre le contrôle du mandat ?

Pour travailler avec une firme d’experts-conseils sans perdre le contrôle, définissez d’abord la solution visée et la portée du projet, puis fixez les livrables attendus et les paramètres du mandat avant de solliciter une seule proposition.

La première étape de la planification consiste à produire un plan de projet général et des estimations sommaires. Ce plan vous dira quels volets confier à l’externe. Nous recommandons de le faire préparer par une firme différente de celle qui réalisera les travaux : c’est le seul moyen de vérifier ensuite que les travaux respectent le plan.

Communiquez ensuite les paramètres du projet avec précision : unités d’affaires participantes, processus visés, données à convertir, interfaces à bâtir, approche de déploiement, méthodologie retenue et versions des progiciels. Les firmes souhaitent le mandat le plus large possible. C’est à vous de découper le projet selon leur champ d’expertise réel.

Plus le mandat est clair, plus vous avez de chances de négocier un prix fixe, ce qui réduit votre risque financier. Les modèles hybrides existent aussi, comme nous l’expliquons dans Contrats TI : le modèle de partage de risques, un catalyseur de succès.

Comment cibler les firmes à inviter et rédiger un appel de propositions utile ?

Ciblez des firmes qui possèdent un savoir-faire démontré dans votre type de projet, invitez-en au moins trois, et consacrez le temps nécessaire à un appel de propositions complet pour que les soumissions reposent sur des faits plutôt que sur des hypothèses.

Les honoraires doivent correspondre à la valeur ajoutée des livrables. La firme qui vaut le plus est celle qui met son expérience et son capital intellectuel au service de la vélocité de votre projet. Une firme qui apprend votre industrie à vos frais ne vaut pas son taux horaire, même réduit.

Le prix le plus bas ne représente pas toujours la plus grande valeur. Comme en recrutement, préparez une grille d’évaluation avant d’ouvrir les propositions. Faites aussi appel au service d’approvisionnement de votre organisation : son expertise améliore les conditions et maximise votre pouvoir d’achat.

Quelques repères chiffrés pour cadrer la sélection :

• Au moins 3 firmes invitées à l’appel de propositions pour maintenir une saine concurrence (PlanAxion).
• 1 firme distincte pour la planification et les estimations, différente de celle qui réalise les travaux (PlanAxion).
• 7 critères minimum dans la grille d’évaluation : compréhension du mandat, couverture de la portée, expérience du domaine, connaissance de votre industrie, qualité de l’équipe proposée, approche et prix (PlanAxion).
• 65,5 % de la clientèle des firmes de conseils au Canada sont des entreprises privées, et le Québec génère 14,5 % des revenus du secteur (Statistique Canada, 2023).
• Selon l’étude McKinsey et Université d’Oxford portant sur plus de 5 400 projets TI, les grands projets dépassent leur budget de 45 % en moyenne et livrent 56 % moins de valeur que prévu (2012).

La même étude McKinsey rapporte le cas d’une banque qui avait négocié durement le prix unitaire avec son fournisseur, puis s’est retrouvée avec une équipe inexpérimentée. Une autre a obtenu un bon prix pour la phase projet, puis payé cher chaque changement et le soutien une fois verrouillée dans la technologie. Le prix d’entrée n’est qu’une partie de la facture.

La firme qui vaut le plus n’est pas la moins chère à l’heure : c’est celle dont l’expérience raccourcit votre projet.

Comment choisir la firme retenue et conserver l’expertise après son départ ?

Choisissez la firme après des entrevues avec les ressources réellement proposées et des vérifications de références auprès de ses clients, puis exigez par contrat un transfert de connaissances vers vos employés permanents avant la fin du mandat.

Une proposition présente souvent les meilleurs curriculums de la firme. Les entrevues confirment que ces personnes seront bien affectées à votre projet et qu’elles possèdent l’expérience requise. Demandez des références de clients qui ont vécu un mandat comparable, idéalement au Québec, et appelez-les.

Méfiez-vous aussi du conseiller qui vend ce qu’il implante. Un intégrateur certifié par un éditeur a un intérêt direct dans la solution qu’il recommande, comme nous le détaillons dans Un intégrateur ERP certifié par un éditeur ne peut pas vous conseiller de façon neutre.

Avant la fin du mandat, assurez-vous que le transfert de connaissances a lieu. Cette phase, appelée soutien post-implantation, vise à ancrer les compétences dans votre équipe tout en maximisant votre investissement. Nous en décrivons les conditions dans Trois facteurs clés pour un soutien post-implantation réussi.

Que retenir avant de signer avec une firme d’experts-conseils ?

Retenez trois réflexes : un plan et des livrables définis avant toute sollicitation, au moins trois propositions comparées avec une grille, et un transfert de connaissances inscrit au contrat. Ces réflexes coûtent quelques semaines de préparation. Ils évitent des mois de dépendance envers des consultants que personne n’a choisis sur des critères explicites.

Le Pulse of the Profession 2018 du PMI estimait encore que 9,9 % de chaque dollar investi en projets était gaspillé en raison d’une mauvaise performance. Une partie de ce gaspillage tient à des mandats externes mal cadrés. Cette partie-là, vous la contrôlez.

Questions fréquentes

Combien de firmes d’experts-conseils faut-il inviter à un appel de propositions ?

Invitez au moins trois firmes différentes. Ce nombre maintient une saine concurrence, permet une comparaison réelle des approches et des prix, et réduit le risque de dépendre d’un seul fournisseur. Prévoyez assez de temps pour rédiger un appel de propositions complet : plus le document est précis, moins les firmes s’appuient sur des hypothèses et plus les soumissions sont comparables.

Faut-il confier la planification et la réalisation à la même firme ?

Non, de préférence. PlanAxion recommande de confier le plan de projet général et les estimations sommaires à une firme différente de celle qui réalisera les travaux. Cette séparation permet de vérifier que la réalisation respecte le plan établi, d’éviter qu’un fournisseur définisse lui-même la portée qu’il facturera ensuite, et de garder un regard indépendant pendant tout le projet.

Comment comparer des propositions de firmes d’experts-conseils ?

Préparez une grille d’évaluation avant d’ouvrir les propositions, comme en recrutement. Évaluez la compréhension du mandat, la couverture de la portée, l’expérience du domaine d’intervention, la connaissance de votre industrie, la qualité de l’équipe proposée, l’approche et le prix. Complétez par des entrevues avec les ressources nommées et des vérifications de références auprès de clients comparables.

Pourquoi le prix le plus bas n’est-il pas toujours la meilleure valeur ?

Parce que la valeur d’une firme tient à sa capacité d’accélérer votre projet grâce à son expérience. L’étude McKinsey et Université d’Oxford de 2012 cite une banque qui avait négocié durement le prix unitaire et s’est retrouvée avec une équipe inexpérimentée, puis une autre qui a payé cher les changements et le soutien après un bon prix d’entrée.